Unter dem Begriff „Archivierung“ wird im Allgemeinen ein breites Spektrum an Aufgaben rund um unterschiedliche Formen der Auslagerung von Dokumenten verstanden – egal ob in Papierform oder in elektronischer Form. Diese Aufgaben reichen nun von der Verlagerung von selten verwendeten Dokumenten auf billigere Medien, der revisionssicheren Speicherung von digitalen Unterlagen, über die Übertragung von Altdatenbeständen an Archivstellen bis zur Verwaltung von unterschiedlichen Medien in Archivinformationssystemen.
Ursprünglich also aus der Verwendung traditioneller Papierunterlagen entstanden, gibt es verschiedene unternehmerische Aufgaben, die mit dem Begriff „Archivierung“ bezeichnet werden:
Unternehmens- bzw. behördeninterne Archive zur Auslagerung der nicht mehr aktuell benötigten Unterlagen über einen definierten Zeitraum, in dem ein neuerlicher Zugriff nicht ausgeschlossen ist bzw. möglich sein muss.
Hauptsächlich im behördlichen Bereich sind nicht mehr verwendete Unterlagen in der Regel an ein Langzeitarchiv zu übergeben, sodass sie für historische Zwecke aufbewahrt und verwendet werden können.
Mehrere Fabasoft Produkte sind in dieses breite Spektrum von Archivierungsaufgaben eingebunden:
Die Standard-Suiten – die Fabasoft eGov-Suite und die Fabasoft eCRM-Suite – bieten ein Dokumenten-Management-System (DMS) für die elektronischen Unterlagen des Unternehmens oder der Behörde an, in dem Benutzer oder Fachanwendungen Daten ablegen können.
Das spezialisierte Archivierungsprodukt Fabasoft iArchive stellt Online-Archivierung (Auslagerung auf billigere Medien) und das Archivinformationssystem (AIS) für die Langzeitarchivierung zur Verfügung. Dieses Softwareprodukt ist daher für unterschiedliche Zielgruppen interessant. Die Funktionalität der Online-Archivierung ist insbesondere für Behörden wichtig, bevor Daten an eine Archivstelle übergeben werden, die Archivalienverwaltung ist hingegen für die Archivstelle gedacht, nachdem die Daten von der erzeugenden Stelle übernommen wurden.
Fabasoft iArchiveLink ermöglicht darüber hinaus die Nutzung der Fabasoft eGov- bzw. eCRM-Suite als Dokumentenarchiv für SAP R/3 über die standardisierte ArchiveLink-Schnittstelle.
Das vorliegende Buch gibt eine Einführung in diese unterschiedlichen Aspekte der Archivierung elektronischer Daten und einen Überblick über die Möglichkeiten, die die Standardsoftware-Lösungen der Fabasoft Produktpalette für diese Aufgabenstellungen bieten. Es soll den Leser in die Lage versetzen, die aktuellen Herausforderungen der Archivierung und deren mögliche Lösungen zu verstehen.
